Requisitos legales para legalización y reintegro de gastos
En la Asociación Profesional IEEE Colombia buscamos optimizar los procesos contables y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente. Por ello, toda solicitud de reintegro o legalización de gastos corporativos debe cumplir con los siguientes requisitos.
Todo gasto debe estar respaldado por alguno de los siguientes documentos:
- Factura Electrónica de Venta
- Documento equivalente legal
No se aceptan como soporte definitivo:
- Recibos de caja menor
- Cotizaciones
- Notas informales
Las facturas deben emitirse a nombre de:
ASOCIACIÓN PROFESIONAL IEEE COLOMBIA
NIT: 830.111.346
Dirección fiscal: CL 30 A 6 22 OF 2502
Los soportes deben radicarse dentro de los 5 días hábiles posteriores a:
- La ejecución del gasto.
- La finalización del viaje o comisión.
Además, si existen gastos correspondientes a diferentes meses, el reintegro debe solicitarse dentro del mismo mes en el que fueron emitidas las facturas.
Para efectos de reintegro o reembolso, se recomienda realizar los pagos mediante medios bancarizados, ya que esto facilita su deducibilidad y validación contable.
La persona responsable, ya sea empleado o voluntario, deberá:
- Diligenciar y firmar el formato interno “Documento Reintegro”.
- Adjuntar los soportes originales en PDF o físico, según corresponda.
Los pagos se efectuarán de acuerdo con la programación de tesorería.
Importante
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos impedirá el procesamiento del:
- Reembolso de gastos, o
- Legalización del anticipo.